Was ist Digitisierung?

Digitisierung – Definition

Für viele ist der Begriff Digitisierung unbekannt und daher auch seine Definition. Dabei spielt die Digitisierung seit der Digitalisierung eine große Rolle. Aus diesem Grund wird die Bedeutung der Digitisierung unabhängig von dem Begriff selbst für viele bereits bekannt sein. Digitisierung was ist das, woher kommt sie und welche Unterschiede gibt es zwischen ihr, der Digitalisierung und der digitalen Transformation? All diese Fragen beantworten wir in diesem Blog-Beitrag zur Digitisierung.

Was bedeutet Digitisierung?

Der Begriff der Digitisierung ist keinesfalls als Synonym zur Digitalisierung, sondern als ein Teil von ihr zu verstehen. Bei der Digitisierung handelt es sich nämlich um die erste Stufe und somit um das Fundament der Digitalisierung. Die Digitalisierung ist mit ihrer Definition dafür bekannt, dass analoge Daten in digitale Formate umgewandelt werden, damit diese auf einfacherem digitalem Weg weiterverarbeitet, weitergenutzt und weitergeleitet werden können. Die Digitisierung ist einfach erklärt, somit nur für den ersten großen Schritt zur Digitalisierung, also dem Prozess der Umwandlung von analogen Daten in digitale verantwortlich. Dabei werden durch die Digitisierung keine weiteren Prozesse oder Vorgehensweisen mit den Daten im Wesentlichen verändert.

Alltagsbeispiel zur Digitisierung

Als ein Alltagsbeispiel, welches den Schritt der Digitisierung verdeutlicht, eignet sich die digitale Entwicklung im Umgang mit Fotos. Während es noch vor einiger Zeit nur analoge Aufnahmen gab, befinden sich unsere Fotos heutzutage überwiegend digital gespeichert auf einem Computer oder typischerweise auf einem Smartphone. Die Umwandlung von analogen Medien in digitale ist anhand dieses Beispiels gut zu erkennen. An der Umgangsweise mit diesen Medien hat sich durch die Digitisierung dabei zunächst nichts verändert.

Woher kommt Digitisierung?

Die Digitisierung ist ein neuzeitlicher Begriff, welcher sich erst in den letzten Jahren mit der Entwicklung der Digitalisierung etabliert hat. Aus diesem Grund ist der Begriff der Digitisierung bis heute noch nicht im Duden zu finden. Dennoch ist die Digitisierung für jeden, welcher sich mit der Digitalisierung und der digitalen Transformation beschäftigt, bekannt. Da die Digitisierung wie bereits beschrieben auch als erste Stufe der Digitalisierung bezeichnet wird, ist die Antwort auf die Frage, woher die Digitisierung kommt, somit einfach zu beantworten. Die Digitisierung stammt von der Digitalisierung und beschreibt die für die Digitalisierung notwendige Umwandlung von analogen Formaten in digitale Daten.

Unterschied zwischen der Digitisierung und der Digitalisierung?

Wie bereits festgestellt, gehört die Digitisierung als ein notwendiger Teil zur Digitalisierung, doch warum sollte die Digitisierung trotzdem nicht als ein Synonym verwenden? Die Digitalisierung besteht aus weit mehr als nur dem Prozess der Umwandlung von analogen Informationen in digitale. Es geht bei ihr ebenso um die weitere Verwendung, Weiterleitung und Bearbeitung der umgewandelten Daten. Da es bei der Digitisierung ausschließlich um die Umwandlung geht, wobei am wesentlichen Prozess noch keine Änderungen vorgenommen werden, entspricht die Digitisierung nicht der Digitalisierung. Erst bei der Digitalisierung werden Veränderungen an den weiteren Prozessen und an dem Umgang mit den umgewandelten Daten vorgenommen. Der entscheidende Unterschied zwischen der Digitisierung und der Digitalisierung liegt somit in dem weiteren Verfahren und den veränderten Prozessen der digitalen Formate.

Beispiel zum Unterschied zwischen der Digitisierung und der Digitalisierung?

Um den Unterschied zwischen der Digitisierung und der Digitalisierung zu verdeutlichen, folgt ein Unternehmensbeispiel. Durch das Beispiel soll deutlich werden, dass es sich bei der Digitisierung nur um die Umwandlung von analogen Daten in digitale handelt. Bei der Digitalisierung hingegen werden die aus der Umwandlung resultierenden Daten genutzt, um neue digitale Veränderungen im Umgang mit ihnen zu schaffen und Geschäftsprozesse in digitaler Hinsicht zu optimieren.

Digitisierung:

Die Buchhaltung eines Unternehmens entscheidet sich dazu, durch die Digitisierung von nun an alle Belege, durch das Einscannen von diesen digital zu lagern und erst zu dem Zeitpunkt auszudrucken, an welchem diese Unterlagen zum Steuerberater gebracht werden müssen.

Digitalisierung:

Durch die umgesetzte Digitisierung und somit der Speicherung von Belegen in einem digitalen Format entscheidet sich die Buchhaltung dafür, die Belege nicht mehr auszudrucken, sondern diese dem Steuerberater über einen digitalen Weg zu überreichen.

Wenn du mehr zu der Digitalisierung, ihrer Bedeutung und ihrer Entwicklung in den letzten Jahren erfahren möchtest, empfehlen wir dir unseren Blog-Beitrag „Was ist Digitalisierung eigentlich?“. In diesem Artikel gehen wir näher auf die Digitalisierung ein und beschreiben in einem großen Umfang die Vor- und Nachteile sowie die Auswirkungen der Digitalisierung.

Unterschied zwischen der Digitisierung und der digitalen Transformation?

Auch die digitale Transformation wird immer wieder mit der Digitalisierung und der Digitisierung in Verbindung gebracht. Doch noch weniger als die Digitalisierung darf die digitale Transformation als Synonym zur Digitisierung verwendet werden. Der Grund dafür liegt darin, dass es sich bei der digitalen Transformation nicht um die Umwandlung von vereinzelten analogen Daten in digitale handelt, sondern bei dieser werden ganze Geschäftsmodelle mit all ihren Prozessen und Bestandteilen auf eine digitale Weise neuausgerichtet. Somit liegt der Unterschied zwischen der Digitisierung und der digitalen Transformation in der Dimension der Umwandlung, denn die digitale Transformation ist dabei deutlich breiter angelegt. Wie bei der Digitalisierung werden die umgewandelten Geschäftsmodelle genutzt, weiterverwendet und stetig optimiert, was somit einen weiteren Unterschied zur Digitisierung bietet. Die digitale Transformation, welche häufig als dritte Stufe der Digitalisierung bezeichnet wird, benötigt die Digitisierung trotz ihrer Unterschiede als entscheidende Komponente für jede Initiative.  

Beispiel zum Unterschied zwischen der Digitisierung und der digitalen Transformation?

Was mit der Digitisierung gemeint ist und worum es sich bei ihr handelt, haben wir bereits anhand eines Beispiels festgehalten. Um nun auch den Unterschied zur digitalen Transformation einfach zu erklären, folgt ein Beispiel. Es wird dabei deutlich gemacht, dass eine digitale Transformation die Digitisierung nutzt, um mehrere Geschäftsprozesse in digitaler Hinsicht zu optimieren und zu erneuern.

Digitale Transformation:

Ein Unternehmen, welches bereits eine Digitisierung in der Buchhaltung durch die Umwandlung von analogen Belegen in digitale durchgeführt hat, entscheidet sich nun dazu, in eine neue Software zu investieren und somit auch andere Abteilungen ihres Unternehmens zu digitalisieren. Die neue Software soll es ermöglichen, dass alle Unterlagen, Rechnungen, Überweisungen von jetzt an automatisiert und digital verarbeitet werden können. Da die Software innerhalb des ganzen Unternehmens integriert werden soll, können viel mehr Arbeitsprozesse digital verknüpft werden. Die geplante digitale Transformation sorgt dafür, dass die Geschäftsprozesse und Arbeitsweisen neu orientiert und geplant werden müssen, da nahezu alle bisherigen Arbeitsmethoden verändert werden.

In unserer Podcast-Folge „Wir machen Digitalisierung einfach“, haben wir über die drei Stufen der Digitalisierung gesprochen und sind dabei auf die Unterschiede und Zusammenhänge zwischen der Digitisierung, Digitalisierung und digitalen Transformation eingegangen.

Digitisierung im Unternehmen

Da die Digitisierung der erste Schritt zur Digitalisierung ist, findet sich diese in vielen Unternehmen wieder. Jedes Unternehmen, welches sich dem Stand der Digitalisierung anpassen möchte, startet mit der Digitisierung und somit mit der einfachen Umwandlung von analogen Formaten wie Medien, Informationen und Daten in digitale. Auch wenn es nach der erfolgreichen Umsetzung häufig mit den nächsten Schritten der Digitalisierung weitergeht, lässt sich sagen, dass die Digitisierung essenziell notwendig für jedes Unternehmen ist, welches die bestehenden Arbeitsprozesse und Geschäftsmodelle digitaler gestalten möchte.

Digitisierung am Arbeitsplatz

Die Umwandlung der Digitisierung, wurde bereits in einigen Unternehmen umgesetzt, wodurch viele Arbeitsplätze verändert worden sind. Wenn beispielsweise vor der Digitisierung alle Unterlagen der Buchhaltung nur physisch und schriftlich in Ordnern sortiert worden sind, müssen diese jetzt zusätzlich eingescannt, also digitalisiert werden. Dadurch wurde die Arbeitsweise von den jeweiligen Mitarbeitern verändert und erweitert. Wichtig ist es daher, bei der Digitisierung darauf zu achten, dass der Prozess der Umwandlung vor der Umsetzung gut organisiert und mit allen Betroffenen abgesprochen wird. Nur so kann eine Digitisierung erfolgreich eingeführt und umgesetzt werden. Die Digitalisierung hat mit ihrer ersten Stufe, der Digitisierung, die Arbeitswelt in vielen Bereichen verändert.

Digitisierung Vor- und Nachteile

Als Teil der Digitalisierung bringt die Digitisierung einige ähnliche Vor- und Nachteile mit sich. Wichtig ist es, bei den Vor- und Nachteilen der Digitisierung zu beachten, dass diese aus jeder Perspektive unterschiedlich ausfallen können und somit nicht für alle zutreffen. Selbstverständlich gibt es noch weitere Vorteile und auch Nachteile der Digitisierung, welche hier nicht benannt werden. Dennoch haben wir es geschafft, die wichtigsten Argumente aufzulisten und zu erläutern.

Vorteile der Digitisierung

Die Digitisierung bringt einige Vorteile mit sich. Gerade weil sie nur der erste Schritt zur Digitalisierung ist, macht die Umsetzung einer Digitisierung viele neue Chancen möglich. Wir haben deshalb einige Pro Argumente der Digitisierung zusammengefasst.

Neue Chancen

Durch eine umgesetzte Digitisierung, ergeben sich häufig viele weitere Chancen dafür, Arbeitsprozesse und Geschäftsmodelle verstärkt zu digitalisieren. Die aus der Digitisierung entstehenden digitalen Daten, können durch die Möglichkeiten der Digitalisierung und der digitalen Transformation weiterverwendet und optimiert werden. Mit einer Digitisierung ergibt sich die Chance, viele Prozesse einfacher zu gestalten, bestimmte Abläufe zu automatisieren und Neuausrichtungen zu etablieren.

Alle Daten an einem Ort

Die Umwandlung von analogen Daten in digitale Formate ermöglicht es, dass alle Informationen und Medien an einem digitalen Ort abgespeichert und abgelegt werden können. So muss keine Vielzahl an Ordnern voller Dokumente in einem teuren Lager aufbewahrt werden. Neben dem zeitlichen Vorteil, dass keine stundenlangen Suchen nach einem bestimmten Dokument mehr nötig sind, kann durch die digitale Lagerung eine Menge an Geld gespart werden.

Verfügbarkeit der digitalen Formate

Daten und Informationen, umgewandelt in digitale Formate, können leichter für jede berechtigte Person zugängig gemacht werden. So müssen beispielsweise Dokumente nicht mehr für jeden ausgedruckt werden, sondern jeder kann die digitale Version nutzen. Auch bei diesem Vorteil der Digitisierung kann Geld und Zeit gespart werden. Eine digitale Datei zu kopieren beziehungsweise zu duplizieren nimmt keinen großen Zeitaufwand in Anspruch und sorgt für keine zusätzlichen Kosten. Ganz im Gegensatz zu der Bereitstellung von mehreren physisch kopierten Dokumenten.

Nachteile der Digitisierung

Neben den Vorteilen kann die Digitisierung auch einige Nachteile mit sich bringen. Welche Kontraargumente es bei der Umsetzung der Digitisierung geben kann und wie du diese vermeiden kannst, erläutern wir im Folgendem.

Mangelnde Sicherheit

Bei einer mangelnden Sicherheit der umgewandelten digitalen Daten können diese verloren gehen oder auch für andere Leute außerhalb eines Unternehmens zugänglich sein. Der unbeabsichtigte Verlust von Daten kann beispielsweise durch fehlende oder ungenügende Back-ups und Absicherungen der Systeme geschehen. Eine weitere negative Möglichkeit, die sich bei einer mangelnden Sicherheit ergibt, ist es, eine Cyberattacke zu erleiden. Bei dieser können unbefugte Personen wie beispielsweise Konkurrenten einen Zugriff auf unternehmensinterne Daten erhalten.

Dieser Nachteil der Digitisierung, kann durch verstärkte Sicherheitsmaßnahmen wie dem Aufbau einer Back-up-Strategie und der Integration von gesicherten Softwares abgeschwächt werden.

Neugestaltung von Arbeitsprozessen

Die Neugestaltung vieler Arbeitsprozesse durch die umgesetzte Digitisierung kann zu einem Nachteil werden, wenn die betroffenen Mitarbeitenden im Vorfeld nicht über die Änderungen informiert und passend geschult werden. Die Ungewissheit gegenüber den veränderten Arbeitsweisen kann zu einer Demotivation der Mitarbeiter führen und somit zu einer schlechten Unternehmensstimmung.

Um diesem Nachteil der Digitisierung vorzubeugen, empfiehlt es sich dringend, alle mit sich liefernden Veränderungen der Digitisierung mit den betroffenen Personen abzusprechen. Dabei sollte eine ausführliche Erläuterung darüber stattfinden, warum die Neugestaltung der Arbeitsprozesse durch die Digitisierung notwendig ist und welche Vorteile dadurch entstehen. Zudem sollte, wenn notwendig, eine Schulung zu den neuen Arbeitsweisen angeboten werden, um die Mitarbeiter bei der Umsetzung der neuen Aufgaben nicht verzweifeln zu lassen.

Hoher Aufwand

Für die Umsetzung einer Digitisierung, ist die Erbringung von finanziellem und zeitlichem Aufwand notwendig. Um analoge Daten in digitale umzuwandeln, werden passende Geräte benötigt. Die Anschaffung dieser Geräte ist häufig mit höheren Kosten und auch Zeitaufwänden für das Erlernen der korrekten Bedienung verbunden.

Dass die Digitisierung einen hohen Aufwand mit sich bringt, kann als Nachteil gewertet werden. Dennoch ist es bekannt, dass Veränderungen und Investitionen meistens nicht durch einen geringen Aufwand möglich sind. Es bleibt also der individuellen Perspektive überlassen, ob der notwendige Aufwand zur Umsetzung der Digitisierung als Nachteil oder Investitionsmöglichkeit gesehen wird. Letztendlich ist es ein Fakt, dass zu Beginn Geld und Zeit investiert werden müssen, jedoch konnten wir anhand der Vorteile wiederum deutlich machen, dass auch eine Menge an Zeit und Geld nach der Integration einer Digitisierung gespart werden kann. 

Fazit zur Digitisierung

Der Begriff „Digitisierung“ ist für viele als Wort noch unbekannt, dennoch hat nahezu jeder schon mal etwas mit dem Prozess der Digitisierung zu tun gehabt. Die Digitisierung steht in einem Zusammenhang zur Digitalisierung und zur digitalen Transformation. Aufgrund der Unterschiede sind diese Begriffe dennoch nicht als Synonyme zueinander zu verwenden. Die Digitisierung findet sich mit all ihren Möglichkeiten im privaten Leben der Menschen und in der Arbeitswelt wieder. Dabei bringt die Digitisierung einige wertvolle Vorteile mit sich. Doch auch Nachteile können in Form von Hindernissen mit der Digitisierung eingehen. Für den digitalen Wandel und der digitalen Entwicklung unserer Gesellschaft und vieler Unternehmen bildet die Digitisierung das Fundament, da sie viele neue digitale Optimierungsmöglichkeiten bietet. Die Digitisierung sollte daher als der notwendige Teil der Digitalisierung angesehen und mit allen Chancen beachtet werden.

---