Neuentwicklung eines Hochschulverwaltungssystems

Projektumfeld

Das Projekt wurde im Rahmen der IT einer großen Hochschule durchgeführt. Diese stellt Studenten mittels ihrer Plattform Inhalten zum Studium zur Verfügung und ist der zentrale Dreh und Angelpunkt des Studiums.

Das bisherige IT-System war zu Beginn auf 10.000 Studenten ausgelegt. Im Jahr 2021 ist die Hochschule auf 90.000 Studenten gewachsen, wodurch es zu massiven Problemen in der Nutzung kommt. Optimierungen des Altsystems sind ausgereizt und der Neubau der gesamten Hochschulverwaltung wurde beschlossen.

Das Vorhaben wurde mit drei agilen Teams gestartet und ist innerhalb eines Jahres auf sieben Teams gewachsen. Auf die Unterstützung eines agilen Coaches wurde bisher verzichtet. Ein Scrum Master hatte die Teams bei der Meeting-Struktur unterstützt.

Unternehmerischer Mehrwert

Das Unternehmen kann mit den bestehenden IT-Systemen ca. 80.000 Nutzer verwalten. Bis Ende 2023 ist ein Wachstum um weitere 200.000 Studenten geplant, was einer Umsatzsteigerung von ca. 2 Mrd. Euro entspricht. Das neue Hochschulverwaltungssystem ist notwendig, um dieses Wachstum bewältigen zu können.

Herausforderungen

Neben der Neuentwicklung wird gleichzeitig das Altsystem migriert und abgelöst. Das führt zu internen Spannungen wegen der Priorisierung von Ressourcen. Zudem wird die Neuentwicklung verlangsamt, wenn das Altsystem durch Überlastung ausfällt. Der Druck auf den Experten ist hoch.

Es gibt kein klares Framework für die skalierte Zusammenarbeit und es fehlt im Management an Know-how zur Steuerung eines Softwareentwicklungsprojekts. Entscheidungen werden langsam getroffen und es fehlt eine klare Führungsstruktur.

Das Projekt hat Schwierigkeiten in der Messbarkeit, denn es wurden bisher keine klaren Projektziele gesetzt. Das sorgt für Spannung unter den Teams und macht es schwer, den Erfolg zu messen.

Lösung

Wir haben zuerst die übergreifende Vision und Story des Projektes erarbeitet. In mehreren Workshops haben wir mit dem Business Owner und den Product Ownern die Antworten auf folgende Fragen erarbeitet:

• Wozu führen wir dieses Vorhaben durch?
• Welche Business-Values verfolgen wir?
• Mit welchen KPIs messen wir unseren Erfolg?
• Was ist unser Produkt?
• Wie kommunizieren wir mit den Teams?
• Welche OKRs helfen uns dabei, für die Teams Klarheit in den Zielen zu erschaffen? 

Auf Team-Ebene konnten wir durch die gewonnene Klarheit, Transparenz und die Optimierung der Kommunikation die Performance steigern. Durch OKRs konnten messbare Ziele abgeleitet werden und die Teams wussten wieder, wozu sie etwas tun und welche Wirkung es auf die Vision hat.

Durch die Analyse der gesamten IT-Wertschöpfungskette konnten wir Engpässe in Form von Personen identifizieren und Lösungen für die Delegation von Verantwortungsbereichen und Entscheidungskompetenzen umsetzen.

Im 1:1 Coaching mit dem Business Owner und Product Ownern haben wir Führungskompetenzen vermittelt und den Fokus auf die relevanten nächsten Schritte geschärft. Dabei kam insbesondere die Arbeit an Glaubens- und Handlungsmustern zum Einsatz.